The Effective Executive

 
Executive Cover Book.png

READ HERE

or DOWNLOAD THE E-BOOK

 

di Peter Drucker

Peter Ducker è considerato il padre del management moderno. I suoi libri hanno influenzato generazioni di Manager e Leaders di tutto il mondo. 


Il suo più grande risultato editoriale è senza dubbio “The Effective Executive”. 

Bada bene, non occorre essere il “Mega Presidente galattico, Lup-Man, Gran Farabut" Francesco Maria Barambani di fantozziana memoria, per trarre beneficio da questo libro.


Infatti, le sue pratiche e suggerimenti si sposano benissimo con le esigenze di freelancers, imprenditori e coordinatori di piccoli gruppi.

In poche parole sto libro influenza più degli sbalzi di temperatura autunnali.


Questi principi, senza tempo, possono essere suddivisi in 5 pratiche fondamentali:

  1. TIME. Gestione del tempo.

  2. CONTRIBUTION. Il contributo che noi stessi possiamo dare all’organizzazione.

  3. STRENGHT. Puntare sugli elementi di forza e non di debolezza.

  4. CONCENTRATE. Concentrarsi sulle cose più importanti e tralasciare il resto. 

  5. DECISION. Prendere le giuste decisioni.


Prima di andare ad approfondire questi 5 elementi chiave, mi piace evidenziare come secondo Ducker non esiste nulla che non può essere imparato

Ognuno di noi nasce con predisposizioni differenti, c’è chi è bravo in matematica, chi in geografia astronomica, chi a fare la pasta con le vongole.

La cosa importante è capire che qualsiasi cosa può essere appresa. La predisposizione fondamentale è la disponibilità all’apprendimento.

Per questo proprio come “Duffy” Ducker (era irresistibile chiamalo così, tanto non lo leggerà mai per querelarmi)  sono sempre stato interessato a attorniarmi di gente pronta ad imparare più che gente bella e fatta. 

Poi, altro elemento da sottolineare:

“l’importante è essere efficienti non occupati !”

Parole sante che si ripetono spesso tra i vari libri di management. Lavorare duemila ore al giorno non significa aver lavorato in maniera efficiente. Senza le giuste pratiche, le 2000 ore potrebbero generare lo stesso risultato di un lasso di tempo molto inferiore. Ma come ?

“Duffy” lo spiega bene, abbiate pazienza. 

Dopo queste perle di saggezza, andiamo a approfondire le 5 pratiche per l’efficienza.


TIME

Il tempo è il nostro bene più prezioso in quanto il più limitato. Lo so la cosa mette angoscia anche a me, ma la verità è proprio che….

esistono sempre più idee (e cose da fare) che tempo a disposizione. 

Il tuo primo obiettivo deve essere, quindi: ottimizzare il tempo.

Qui inizia un principio molto interessante comune a molti degli “efficienti”. 

Quando programmi il tuo tempo, cosa fai ? 

Decidi tutte le cose che ci sono da fare, quelle che vuoi portare avanti, e le distribuisci in un asse temporale. Una calendarizzazione degli impegni, più o meno precisa. Facciamo un pò tutti così.

Gli EFFECTIVE ESECUTIVEs partono a testa in giù. Non iniziano infatti dalle cose da fare, iniziano invece dal tempo a disposizione.

Quanto tempo ho a disposizione ? In base a questo identificano poi, i “tasks” da portare avanti.

Il primo obiettivo non è quello di creare una serie di tasks e distribuirli nel tempo, ma identificare come il tempo viene effettivamente impiegato.



L’ottimizzazione del tempo può essere raggiunta con un sistema a 3 fasi: 

TRACK. Registra

MANAGE. Gestisci

CONSOLIDATE. Consolida




TRACK

Annota come utilizzi il tuo tempo, in maniera tale da eliminare tutto ciò che risulta superfluo. Fallo per un lasso di tempo piuttosto ampio. 

Prendi un pezzo di carta e segna minuziosamente come lo impieghi.

Ti faccio un esempio: “Quanto tempo ti occorre per post-produrre un servizio da 500 immagini?”

Ok, d’istinto potresti rispondere un giorno, due o quello che pensi sia giusto per te. Poi procedi alla registrazione di tutto quello che fai durante questa giornata. Lo fai per qualche giorno. Li ti rendi conto che il tempo dedicato effettivamente alla post-produzione e di gran lunga inferiore a quanto pensassi. 



Questa pratica diventa vitale per eliminare tutte le distrazioni o gli elementi non necessari e condurti verso la piena efficienza.

MANAGE

Una volta individuate le attività che impiegano il tuo tempo, risulta facile decidere quali sono quelle che contribuiscono maggiormente ai risultati e quelle che vanno semplicemente eliminate.

"Quali di queste attività può essere svolta da qualcun’altro?". E’ il principio della delega, che come vedi parte sempre dalla coscienza del tempo a disposizione.

Delegare ti risparmia un botto di tempo importante.

Non ho soldi da investire, non ho budget, non ci rientro con i costi, sono tutti termini obsoleti. Prima di tutto per il concetto di costo/opportunità: cioè chiediti “quanto tempo impiego per farlo io?”. Questo tempo ha un suo costo perché viene sottratto ad altre attività potenzialmente più remunerative. Quindi facendo tu stesso la post produzione del servizio da 500 foto, ricorda che non stai facendo una cosa a “costo zero”, stai impiegando il tuo tempo ed il valore ad esso legato. 

Secondo punto che rende del tutto obsoleto il concetto del “non ho budget”. Siamo nell’era dell’outsourcing, dove tutto è a disposizione ad una frazione dei costi che dovevi sostenere anni fa. Devo fare la traduzione dell’articolo del mio blog ? Vai su fiverr, upwork o dove dannazione vuoi e fattela fare, non costa praticamente un beneamato.

CONSOLIDATE

Bene, ti sei sbattuto ad annotare come impieghi il tempo, a capire cosa ti interessa portare avanti e cosa no, cosa delegare ecc…

E adesso?

Adesso non è mica finita, occorre consolidare il tutto monitorando i processi con costanza e riadattandoli alle nuove necessità.

Ti consiglio di utilizzare una delle tante app a disposizione che ti permette di rimanere costantemente aggiornato su tutti i processi della tua azienda. Tenere tutto a mente, non funziona. O meglio devi sperare che non funzioni, in quanto al crescente volume d’affari, i processi si moltiplicano, i collaboratori altrettanto. 

Ho provato centinaia di app online di project management e tutte (più o meno) offrono le stesse funzionalità. La differenza sta nelle caratteristiche user-friendly. Ad oggi vorrei suggerirti trello.com, disponibile sia su desktop che mobile. 

Nota bene che non ho nessun interesse a spingere questo servizio, ma l’idea di avere un software perfettamente funzionante, a portata di mia nonna e totalmente personalizzabile mi garba alquanto. 

Dimenticavo… è anche totalmente gratuito. Su YouTube troverete centinaia di tutorial a riguardo, ma credetemi occorrono 20 minuti per diventare Masters of Trello.


CONTRIBUTE

Come posso contribuire ? 

Quali sono i processi o le pratiche, che posso svolgere io stesso, che portano alla crescita del mio studio ? 

Se prima ho discusso l’importanza della delega, adesso evidenzio l’importanza del nostro contributo diretto alla performance del nostro studio. Ci sarà qualcosa che posso fare meglio degli altri ? Come posso mettere a disposizione della comunità il mio talento specifico ?

Ducker evidenzia 3 contributi direttamente connessi alla performance aziendale che devono essere di nostra competenza:

1. Risultati diretti e obiettivi da raggiungere.

2. Costruire i valori aziendali e consolidarli.

3. Formare e motivare il team per il successo nel lungo periodo.

L'organizzazione aziendale esiste per superare i limiti del contributo di una sola persona. Quindi se siamo noi stessi ad aumentare il nostro contributo all'organizzazione, tutto il team è motivato a dare di più.


STRENGHT

Non concentrarti sulle tue debolezze, concentrati sui tuoi punti di forza. Fallo in maniera talmente intensa da rendere le tue debolezze irrilevanti.

Concentrarsi sui punti di forza produce performance ottimali, pensare a fortificare i punti di debolezza invece tende a creare un'organizzazione mediocre.

Inizia a chiedere a te stesso "Quali sono le attività che svolgo con relativa facilità ?”.

Il concetto seppur di semplice comprensione risulta alquanto difficile nella sua attuazione. Quante volte ci siamo detti “devo migliorare in questo o in quello?” senza un’attenta analisi delle nostre caratteristiche ?

Ad esempio se il nostro forte non dovesse essere l’amministrazione, e tutto quello che ne consegue, sprecheremo molte più energie nel migliorare una nostra lacuna che nel delegare e puntare sui nostri talenti innati.

Delego l’amministrazione e utilizzo il tempo delegato per occuparmi della crescita del mio studio.

A proposito della delega, gli "effective executive" seguono 4 regole nella scelta dei collaboratori in base ai punti di forza:


1. Identificano quali funzioni non sono state portate a termine con successo da 2 o 3 persone consecutivamente. Questo suggerisce che non si tratta di un problema di personale ma di un problema legato al processo stesso da noi richiesto.

Dobbiamo accertarci che ogni lavoro sia strutturato bene.


2. Costruisci ogni lavoro in maniera che sia davvero impegnativo. Obiettivi impegnativi producono risultati importanti e mettono in risalto i punti di forza degli individui. Alza sempre l’asticella e non permettere a nessuno all’interno dell’organizzazione di rallentare il processo di apprendimento.

3. InIzia pensando a cosa un collaboratore è in grado di fare bene, piuttosto che concentrarti su cosa richiede un determinato lavoro. La vera forza di un team sono le risorse umane. Partendo dall’analisi delle qualità individuali abbiamo la possibilità di creare un progetto su misura dei singoli. Questo produce risultati costanti e duraturi nel tempo.

4. Puntare sui punti di forza significa anche tollerare le debolezze, e quindi gli errori. Alzi la mano chi può sostenere di non commettere errori. L’errore è umano ed è più frequente quando si verifica in aree di nostra bassa competenza. Il nostro collaboratore, lavora in un ambito da noi definito e con delle responsabilità da noi delegate. Il terrore dell’errore non fa altro che aumentare la frequenza degli stessi. 

Ogni leader deve essere un esempio.

Non possiamo aspettarci un risultato da qualcuno se noi stessi non abbiamo la giusta predisposizione al raggiungimento degli obiettivi. Per questo hai sempre la necessità di migliorarti.

Il “self-development” è una pratica senza fine, alzando il tuo livello personale alzi le tue pretese e di conseguenza le performance del tuo studio.

La comunicazione è cruciale. 

Sapete qual’è la fase più difficile dell’intero processo di creazione di un’organizzazione ? 

Organizzare obiettivi, deleghe e competenze ? NO.

La fase più difficile è l’organizzazione del flusso di informazioni. Immaginate di aver creato una serie di processi perfetti in ogni singola componente ma che non sono in grado di comunicare tra di loro. Ogni azione sarebbe inglobata in un compartimento stagno che non gli permette di avviare la fase successiva. Il circolo di informazioni è compito nostro. Studiare il meccanismo che permetta un suo fluire tra le fasi e gli individui è nostro compito altrettanto.


CONCENTRATE

"Do first thing first". 

Sapersi concentrare su un singolo obiettivo alla volta è la chiave per l'efficienza aziendale. Più tempo e risorse puoi concentrare su un obiettivo, più alto sarà il livello raggiunto e il risultato conseguito.

Questo non è altro che l'opposto del multi-tasking.

Le donne che stanno leggendo questo articolo adesso la smetteranno di osannare la loro maggiore predisposizione al multi-tasking. 

L’analisi delle priorità deve certamente essere cruciale (come detto in precedenza) nell’ottimizzazione del nostro tempo. A livello di leaders del nostro team, però, non è nostro compito settare la to-do list. 

Il nostro compito non è altro che mostrare quale risultato finale vogliamo ottenere. Gli individui hanno la capacità di gestire le priorità singolarmente e secondo le loro abitudini.

Concentrarsi significa anche guardare alle opportunità e non rimanere troppo legati al passato. 

Concentrati sulle opportunità, piuttosto che sui problemi.

Punta in alto verso qualcosa che può fare la differenza piuttosto che scegliere qualcosa di sicuro e facile.


DECISION MAKING

Per prendere decisioni occorre un approccio sistematico e incazzoso. 

Dobbiamo incoraggiare le opinioni e saperle ascoltare, per prendere in considerazione la validità delle proprie ipotesi. 

Allo stesso tempo è necessario che chiunque proponga una soluzione (o ipotesi) diversa rispetto alla tua proponga allo stesso tempo i processi identificabili per perseguire quella strada.

Per Ducker, le migliori decisioni escono sempre dalla conversazione e da visioni differenti. La scelta tra differenti punti di vista risulta vitale, non bisogna prendere alcuna decisione che non provenga da un conflitto di vedute. 

Opinioni differenti portano a decisioni più efficaci.

Il conflitto di vedute crea alternative, stimola l'immaginazione e produce scelte più consapevoli.


 

Nonostante la sua veneranda età, questo libro continua ad essere un riferimento per tutti gli aspiranti imprenditori del nostro tempo. Basterebbe leggere alcuni passi di Tools of Titans di Tim Ferris, per capire come molti dei più grandi personaggi della nostra era abbiano attinto dalle pagina di questa opera straordinaria di Duffy.

A volte capita di leggere dei mattoni abominevoli che già alle prime pagine ti suggeriscono il loro utilizzo come base per il tavolo da salone, questo invece è uno di quelli che terrei sempre nel comodino pronto ad essere ripreso di tanto in tanto perchè non smette mai di affascinarmi.

7174qDTeqQL.jpg
 
Edoardo Morina