GETTING THINGS DONE

di David Allen

INTRO

Getting things done si concentra su un sistema di produzione che permette di lavorare su diversi progetti allo stesso tempo. Se ti senti confuso e pieno di lavori arretrati, incapace di organizzare al meglio il workflow del tuo studio, questo libro ti sarà utile. 

ELEMENTI CHIAVE

  • Utilizzare progetti e tenere sempre sotto controllo il workflow del vostro studio.

  • Identificare in maniera chiara gli obiettivi e mantenere una visione sempre aggiornata delle azioni da compiere per raggiungerli.

  • Ti mostra una serie di strumenti utili per lavorare in maniera efficiente suggerendoti l’attitudine necessaria per seguire la filosofia del GTD.

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OGGI ESSERE FOTOGRAFO  NON SIGNIFICA SOLO AVERE DELLE SPICCATE CAPACITA’ TECNICHE, SOPRATTUTTO QUANDO CI TROVIAMO DIFRONTE A CENTINAIA DI ATTIVITA’ E DISTRAZIONI NEL QUOTIDIANO.

Rispondere alle mail, mandare preventivi, consegnare nei tempi che abbiamo promesso. A volte vorremmo che le giornate durassero 48 ore. E tutto questo ci si torce contro minando la qualità del lavoro finale.

PER TENERE SOTTO CONTROLLO TUTTE LE INFORMAZIONI DELLA NOSTRA ATTIVITA’, FINIAMO PER TRATTARE IL NOSTRO CERVELLO COME UN HARD DISK UNICO, DOVE INSERIAMO UN CALENDARIO, UNA LISTA DELLE COSE DA FARE. 

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Il  nostro cervello viene bombardato da problemi irrisolti, continuando a riaffiorare nei momenti meno opportuni anche se preferiremmo trattarli in seguito. 

Quante volte mentre stiamo lavorando delle immagini perdiamo la concentrazione pensando alla mail che avremmo dovuto mandare o ad altre migliaia di foto che sarebbero dovute essere gia pronte .

Riempiendo le nostre teste di informazioni su incarichi incompleti, appuntamenti e altri obblighi vari, stiamo sprecando la capacità di pensare del nostro cervello.  

E questo alla fine conduce alla nostra incapacità di concentrarci completamente sul nostro lavoro reale.

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Per funzionare in maniera più efficiente possibile, dobbiamo trovare il modo di evitare che le nostre menti vaghino su tutto cio’ che non è strettamente correlato al compito che stiamo eseguendo in un dato momento.

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CREARE DEI CONTENITORI

Dovresti imparare a creare un contenitore fuori dalla tua mente in cui puoi depositare qualsiasi informazione o idea che è destinata a distrarti.

 

Il tuo contenitore può assumere varie forme:

taccuini, elenchi sul computer o persino box fisici in cui è possibile inserire oggetti e documenti. Puoi anche usare una combinazione di questi strumenti, a patto che questo non confonda di più le cose. In altre parole: mantieni la semplicità. 

 

Un ottimo strumento testato da tanti colleghi è trello. Questo programma totalmente gratuito ti permette di creare tutti i contenitori di cui parla Allen e gestirli in maniera efficiente. 

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Avere dei contenitori di raccolta affidabili ti consente di concentrarti completamente sul tuo lavoro reale.

Se i tuoi contenitori non sono aggiornati, il tuo cervello li reputerà non più affidabili.

Per evitare che il tuo cervello perda fiducia nei tuoi contenitori, dovresti abituarti a svuotarli completamente una volta alla settimana.

Ovviamente non significa che devi necessariamente tagliare tutto dalla tua lista ma guardare da vicino cosa deve essere fatto e riordinare le cose.

Se, al momento della revisione, l'oggetto non è importante, toglilo immediatamente dalla lista.

Se puoi svolgere l’attività in meno di 2 minuti, fallo immediatamente;

Se si tratta di informazioni importanti, archiviale nel posto giusto;

Se si tratta di un appuntamento, un progetto o un'attività concreta, con tempi e date definite, trasferiscila nell'elenco appropriato, un calendario.

È solo quando svuoti i gruppi di contenitori ogni settimana che devi prendere delle decisioni: che cosa devo svolgere ? Come dovrei fare con questa attività?

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In teoria, dovremmo preoccuparci di includere solo compiti concreti e praticabili su queste liste, ma in realtà scriviamo progetti, appuntamenti, compiti e informazioni senza distinguere tra loro - il che rende troppo facile perdersi tra i vari compiti.

Quando organizzi gli oggetti nei tuoi contenitori, dovresti fare quanto segue:

  • Rimuovere qualsiasi cosa senza importanza, occuparsi immediatamente delle piccole attività e inserire appuntamenti o scadenze nel proprio calendario fuori dal contenitore;

  • Trasforma i progetti in obiettivi chiari;

  • Tutte le altre attività dovrebbero finire in un elenco di azioni successive.


 

I progetti sono una componente chiave di ogni sistema di produttività. Allen definisce un progetto come un risultato desiderato che richiede più di un passo di azione.

Quindi, scrivere un preventivo non è un progetto, ma organizzare il workflow di post produzione o pianificare l’impaginazione di un album lo sono.

Per definire un progetto, devi pensare ai risultati: quante foto consegnero’ agli sposi ? Quante stampe fornitro’ agli sposi ?

Una volta che un progetto è identificato dal risultato desiderato, deve essere memorizzato nell'elenco dei progetti, che dovrebbe essere rivisto e aggiornato regolarmente. 

La lista dei progetti è dove devi annotare tutti i progetti che devono essere completati nel prossimo futuro.

Quando sappiamo che esiste un elenco di questo tipo, concreto e affidabile, proviamo un senso di controllo, che ci aiuta a migliorare la nostra produttività e a non diventare preda dell’ansia da risultato.

Durante l'aggiornamento settimanale dell'elenco, è necessario assicurarsi sempre che ogni progetto abbia un'attività successiva che trova la sua collocazione sull'elenco “Azioni successive”.

Le liste di cose da fare (to-do lists) quotidiane sono inefficienti non solo perché spesso imprecise, ma anche perché forniscono una visione distorta del tempo. 

Ti ingannano facendoti credere che potresti conoscere in anticipo ciò che sei in grado di completare in un dato giorno.Il che potrebbe essere un obiettivo non sempre realizzabile.

Un metodo molto più efficace è quello di lavorare con un calendario e uno o più elenchi di azioni successive. 

Ricorda che il calendario ha un solo scopo: mantenere gli appuntamenti.

Tutti gli altri compiti dovrebbero essere inseriti nell'elenco delle azioni successive. 

Questo elenco ti consente di decidere rapidamente quale compito è più urgente ogni volta che hai tempo per occuparti di qualcosa.

A seconda del numero di attività presenti nell'elenco, a volte ha senso disporre di più elenchi Azioni successive e distinguerle in base al contesto.

Ad esempio, matrimoni, ritratti ecc…

Piu’ si è precisi, piu’ la pianificazione vi aiuterà a tenere tutto sotto controllo.


Spesso, devi anche affidarti ad altre persone responsabili di altre parti di ciascun progetto, ad esempio quando affidi a collaboratori parte di processi di post-produzione. 

Ciò non significa che devi rinunciare al controllo sui progressi di uno dei tuoi progetti.

Ogni volta che l’avanzamento di un progetto dipende dal lavoro di altre persone vale la pena tenere una “lista di attesa”

Qui è dove si nota tutto ciò che le altre persone devono consegnare a voi, insieme con le loro scadenze.

Se rivedi e aggiorni questa lista ogni settimana, noterai quando qualcuno non ha mantenuto la sua promessa di prendersi cura di una certa attività entro un certo periodo di tempo. 

In questo caso, subentra un nuovo compito concreto: devi comunicare con quella persona.

 

Un altro componente importante del metodo GTD è la cosiddetta lista Un Giorno / Forse.

In poche parole, tutto ciò che non si qualifica per le azioni successive o gli elenchi di progetti, ma non dovrebbe essere ronzio nella tua testa.

La lista Un Giorno / Forse contiene tutte le cose che non sono ancora state in grado di tradurre in idee o compiti concreti.

Non sottovalutare i vantaggi della lista Un Giorno / Forse. 

Ti aiuta a tenere traccia delle idee di progetto che potrebbero essere estremamente importanti in futuro.

L'elenco Un Giorno / Forse può anche essere suddiviso in sotto-elenchi in cui è possibile mantenere idee sui tuoi interessi personali, come ad esempio: viaggi che mi piacerebbe intraprendere; vini che mi piacerebbe assaggiare; e musica che mi piacerebbe ascoltare.

Creare un luogo di lavoro per se stessi in cui sono disponibili tutti i materiali pertinenti è un must. In tal modo, crei una cabina di controllo dove ti senti sempre a tuo agio. Per molti di noi, è anche importante disporre di un sistema mobile funzionale in modo che possiamo accedere alle nostre informazioni ovunque ci troviamo. 

Come scritto in precedenza trello potrebbe essere la soluzione.

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Riassumendo:

Inizia identificando il tuo obiettivo nel modo più preciso possibile.

Una volta che l'obiettivo è chiaro, lascia che la tua mente inizi automaticamente a fare brainstorming.

Non appena avrai raccolto tutte le tue idee, dovresti organizzarle e raggrupparle e quindi capire le azioni concrete necessarie per avvicinare il tuo progetto al suo obiettivo.

Edoardo Morina