GEMBA KAIZEN

di Massaki Imai

INTRO

Kaizen (改善) è la composizione di due termini giapponesi, KAI (cambiamento, miglioramento) e ZEN (buono, migliore), e significa cambiare in meglio, miglioramento continuo.

Il termine è stato coniato da Masaaki Imai nel 1986 per descrivere la filosofia di business che supportava i successi dell'industria nipponica negli anni ‘80 con particolare riferimento alla Toyota, tanto da rappresentare il sinonimo di Toyotismo.

Nel contesto in cui il termine è stato coniato, Kaizen viene volgarmente tradotto con "miglioramento continuo".

Il Kaizen come pratica economica è riferito all'efficienza dei fattori produttivi legati alla Microeconomia aziendale attraverso lo sviluppo di Sistemi di Gestione finalizzati al contenimento dei costi di produzione.

source: wikipedia

 

ELEMENTI CHIAVE

  • Come creare una filosofia che generi miglioramenti continui all'interno dello studio e degli ambienti lavorativi.

  • Quali sono le caratteristiche che possono aiutarci a raggiungere obiettivi come: miglioramento dei processi produttivi, miglioramento della qualità, riduzione degli sprechi di tempo e denaro.

il miglioramento dell’efficienza non passa dall’aggiunta di elementi ma spesso dalla sottrazione.


 

Quando analizziamo i processi lavorativi, come ad esempio tutti gli steps necessari alla finalizzazione di un lavoro, spesso troviamo diversi passaggi che consumano del tempo senza necessariamente arrecare valore aggiunto al risultato finale.

Questi sprechi trovano la loro naturale conseguenza nella perdita di risorse economiche oltre che umane.

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Questi elementi vengono definiti “muda”.  

Eliminando muda, possiamo eliminare sprechi di tempo, liberare risorse e magari allocarle ad altre attività.

Muda è un termine giapponese che identifica attività inutili o che non aggiungono valore o improduttive. (wikipedia)


Tutti i collaboratori diventano i principali responsabili della creazione e dell’attuazione delle strategie. 

Questo perché all’interno delle attività quotidiane si trovano le maggiori opportunità di miglioramento.

 

 
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L’INIZIO DELLA FILOSOFIA DEL GEMBA KAIZEN

 

Dopo la seconda guerra mondiale in Giappone, paese con poche risorse naturali, gran parte dell’infrastruttura industriale fu distrutta.

Le aziende non potevano permettersi alcun spreco di risorse. I dipendenti, assunti a vita, risultarono il fattore determinante del miglioramento continuo (KAIZEN). Tale filosofia divenne vitale per il successo economico del paese.

Quindi, il proprietario Toyota, Toyoda Kiichiro e l'ingegnere industriale Taiichi Ohno hanno ideato l'ormai famoso Toyota Production System secondo i principi del Kaizen.

Dobbiamo proprio a loro la nascita di questa disciplina che ha influenzato la maggioranza delle aziende del territorio ed è diventata un sistema di riferimento anche per i managements del mondo intero.


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DOVE PUO’ ESSERE APPLICATA LA FILOSOFIA KAIZEN

A questo punto potremmo pensare che questa strategia sia applicabile esclusivamente al settore industriale e per lo piu’ alle grandi aziende. Ma in realtà questo non è proprio cosi’. Immaginiamo di poter sviluppare il sistema del Kaizen all’interno del nostro studio. Seguendo i concetti che analizzeremo fra poco potremmo essere in grado di aumentare la qualità del servizio finale, di ridurre i tempi di lavorazione, di ridurre gli sprechi di denaro.

L’IDEA DI RIDURRE GLI SPRECHI E MIGLIORARE L’EFFICIENZA PUO’ ESSERE APPLICATA OVUNQUE. DAL NOSTRO STUDIO ALLE NOSTRE VITE PERSONALI.


CREARE UNA SERIE DI STANDARDS

Le formiche raggiungono l'ordine attraverso una serie di semplici processi standard, e anche noi possiamo beneficiare degli standard.

Gli standards rappresentano il modo più conosciuto di fare le cose in un determinato momento. Per semplificare possiamo definirli come quella serie di processi (o steps) atti alla realizzazione di un determinato obiettivo.

Ad esempio, in maniera semplificata, la finalizzazione di un servizio fotografico passa dai seguenti processi:

Selezione. Correzione Colore. Impaginazione. Esportazione. Stampa

Con standard rigorosi, tutti sanno cosa fare e cosa ci si aspetta da loro. 
Questo aiuta sensibilmente ad eliminare gli errori causati dai singoli (noi compresi) in un'unica operazione.

Gli standards mutano e si evolvono con la vita e la crescita dello studio. Ogni volta che si trova una soluzione praticabile per qualche problema, gli standards vanno adattati di conseguenza. Tutto questo perfettamente in linea con l’idea di KAIZEN: miglioramento continuo.

I collaboratori,  sapendo che i loro suggerimenti saranno adottati nella filosofia aziendale, risulteranno piu’ responsabili e gratificati. In tal modo, tutto l’ambiente di lavoro (GEMBA) ne trarrà grande beneficio migliorando oltretutto i rapporti interpersonali.


L'autodisciplina gioca un ruolo chiave nella cultura giapponese, specialmente sul posto di lavoro. 

Gemba è il luogo in cui viene generato il valore.  La filosofia Kaizen ha influenzato cinque potenti pratiche che usano l'autodisciplina per mantenere la Gemba semplificata. 

LE 5s

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SEIRI: Eliminare tutti gli elementi non necessari nel Gemba.

È una tecnica popolare di Kaizen, in cui un leader attraverserà il Gemba e segnerà tutto ciò che non è essenziale. Successivamente, i lavoratori hanno l'opportunità di opporsi a qualsiasi etichettatura o suggerirne di nuove.

SEITON (raddrizzare le cose): Tutti gli elementi necessari mantengono un posto ordinato, in modo che tutti sappiano dove trovarli in ogni momento.

SEISO: Mantenere tutto pulito e in ordine.

SEIKETSU: Garantire che le prime tre S vengano seguite quotidianamente.

SHITSUKE: riguarda il mantenimento e la standardizzazione di ciò che hai raggiunto finora. Implica diventare auto-disciplinati e fare le altre quattro S come routine.

 

Le cinque S sono la spina dorsale per creare una filosofia Kaizen su base giornaliera.

Un luogo di lavoro ben organizzato è il punto di partenza per altri importanti strumenti Kaizen come la gestione visiva e la riduzione degli sprechi.

 


LA STRATEGIA VISIVA

La gestione visiva aiuta a identificare i problemi e facilita il mantenimento degli standard. La visualizzazione evidenzia anche il potenziale di miglioramento. Se, usando ad esempio una lavagna, evidenzi gli obiettivi del giorno, le attività già eseguite e il lavoro in corso, puoi dire con una sola occhiata se c'è ancora qualcosa da migliorare.

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La gestione visiva può anche motivare i collaboratori visualizzando gli obiettivi.  È molto gratificante per noi vedere i nostri progressi visualizzati in maniera grafica.  Ad esempio, la creazione di semplici grafici,  risulta motivare noi stessi e i nostri collaboratori in maniera più efficace e diretta.


Gemba Kaizen non è solo una strategia: è una mentalità.

Questa deve essere praticata, in primis dal leader (riferimento dello studio) e praticato in un modo che fornisca un esempio importante per tutti i collaboratori.

Bisogna rendere assolutamente chiaro che Kaizen sarà implementato e che tutti dovranno seguirlo; altrimenti, gli obiettivi di produttività ed efficienza non saranno soddisfatti.

Ma le persone non rispondono sempre bene ai cambiamenti e quindi risulta fondamentale essere in grado di motivare e far capire a pieno le potenzialità.

Il focus sul futuro è più vantaggioso di soffermarsi sugli errori del passato. Tutte le strategie dovrebbe andare verso la costruzione di un ambiente di miglioramento costante.


Nuovi standard migliorati possono anche derivare dalla risoluzione dei problemi. Ma se gli standard non vengono mantenuti queste soluzioni saranno presto dimenticate.

Il costante miglioramento assicura il futuro dello studio. Ognuno di noi deve fare la sua parte per mantenere i miglioramenti in arrivo. 

Il posto per miglioramenti le innovazioni è il Gemba, quindi è qui che dovrebbero stare, in costante contatto con tutto il team e i processi.

Edoardo Morina