THE CHECKLIST MANIFESTO

di Atul Gawande

INTRO

Anche le menti più brillanti del mondo ricorrono all’organizzazione di semplici checklist per non incappare in problemi o errori. In realtà, più complessa è l’attività da svolgere più si è portati a commettere errori regolari e frequenti.

Il chirurgo Atul Gawande, nel suo libro “The Checklist Manifesto”, ci propone una serie di interessanti esempi su come settori di diversa natura si siano contaminati attraverso l’utilizzo di queste semplici, quanto complesse, liste.

Nello specifico, egli condusse una ricerca in campo medico, il suo ambiente di lavoro, il quale ha tratto giovamento dall’implementazione di un sistema di controllo a liste nell’industria aeronautica. 

L’Organizzazione Mondiale della Salute, grazie a questi studi, è riuscita a produrre un elenco chirurgico suddiviso in 19 punti che ha permesso di salvare innumerevoli vite nel mondo.

Noi, in quanto fotografi, non salviamo di certo vite. Nonostante questo, però, la realizzazione di un sistema organizzato in fasi tramite una checklist può senza alcun dubbio aumentare sia l’efficienza interna al nostro studio, sia il valore percepito dei nostri clienti.

Il lavoro di Gawande non si presenta come un vero e proprio manuale, ma riesce comunque a fornire una serie di esempi istruttivi e parecchio materiale per creare una lista ordinata con lo scopo di raggiungere gli obiettivi prefissati.


RIDURRE I FALLIMENTI

Uno degli errori più comuni è la convinzione di essere in pieno controllo del nostro lavoro. Accumulando esperienza e capacità nello svolgere le nostre attività, sia all’interno del nostro studio sia all’esterno, tendiamo ad autoproclamarci esperti di settore.

Spesso però questa convinzione ci mette davanti ad innumerevoli fallimenti di varia natura. Dall’incapacità di poter mantenere le promesse in termini di efficienza e tempistica, al gap fotografico tra le aspettative personali e quelle del cliente finale.

Tali fallimenti derivano, in parte, da quello che i filosofi Samuel Gorovitz e Alasdair MacIntyre chiamano ‘fallibilità necessaria’; 

Nonostante l'esperienza e i progressi tecnici, alcuni sforzi risultano ‘al di là’ delle nostre capacità. Basti pensare che perfino in settori dall’alto contenuto tecnico e di conoscenza, come l’edilizia, o le società operanti nelle previsioni di violenti cambiamenti climatici e nella chirurgia, perfino gli esperti devono umilmente ammettere i limiti di un addestramento avanzato e di anni di esperienza.

L’insuccesso basato sull’errore avviene per due ragioni: ‘ignoranza e incapacità’. 

  • L’ignoranza deriva dal fatto che tutti noi, nonostante spesso questo ci sfugga di mano, abbiamo sempre molto da imparare sul mondo e su come funziona.

  • L’incapacità occorre quando abbiamo il la conoscenza e la formazione per svolgere determinate funzioni ma non le applichiamo correttamente.

Le innovazioni tecnologiche, come la nascita continua di nuovi software, o l’uscita di nuovi modelli di macchine fotografiche “iper-tecnologiche” ci inducono spesso a generare degli errori in situazioni che richiedono il dominio della complessità e grandi quantità di conoscenze. 

Fallimenti e ignoranza” sono più facili da perdonare, ma molte persone si adirano quando gli altri non implementano la conoscenza esistente correttamente, così da agire in modo superficiale. La soluzione può sembrare stupida e per “dummies”: usare una checklist.


La checklist

Nel 1935, l’aviazione statunitense creò una sorta di contest, un po' come quelli che facciamo tra di noi per eleggere the best photographer in the world of “who cares", tra le aziende per la costruzione del bombardiere a lungo raggio di nuova generazione. 

Il design dei Boeing ebbe il primato; a quel punto, chiunque pensava che il test di volo rappresentasse una pura formalità. Ma, pochi minuti dopo il decollo, il Modello 209 – una bestia a quattro motori – si bloccò e si schiantò generando un’esplosione micidiale. Il veterano aviatore che morì, pace all’anima sua, nell’esplosione dimenticò di rilasciare un lucchetto. Piuttosto che chiedere un’implementazione del design dell’aereo o dei test aggiuntivi, alcuni piloti svilupparono una checklist per aviatori da controllare durate la fase di decollo. Soltanto intimandoli ad usare una checklist simile a un indice, si riuscì a salvare il Boeing dal tracollo economico e a modificare il Modello 209 nel bombardiere B-17, impiegato contro i nazisti. In 1,8 milioni voli, il B-17 non ebbe mai un incidente. 

L’esempio che Gawande ci fornisce, con pesi sensibilmente differenti, è applicabile al nostro mondo. Molti di noi ci troviamo a dover fronteggiare diversi dilemmi man mano che la complessità del nostro operato aumenta anche grazie al progresso tecnologico. Questo avviene soprattutto in ambienti nei quali il lavoro si trasforma in un aereo, troppo difficile da guidare per una sola persona. 

In una impostazione complessa, ci troviamo ad affrontare due sfide chiave:

  • troppe informazioni da memorizzare

  • troppe distrazioni per prestare attenzione a tutti i dettagli.

Una checklist può fare la differenza.


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Mondo nuovo, checklist nuova.

Oggi siamo in un’era in cui la suddivisione dei compiti in base alla competenza risulta vitale.

In primo luogo per distribuire le mansioni in base al livello tecnico richiesto, in seconda istanza per pure ragioni di tempo che ci costringono in certi casi a dover delegare determinate attività. Se questo fino a 10 anni fa significava per forza costruire una squadra di lavoro che svolgeva tutto sotto lo stesso tetto, oggi non è più così. 

Molti studi fotografici ricorrono sempre più spesso a quello che viene definito outsourcing. Ovvero reperire le risorse umane al di fuori del contesto interno della propria attività. Si può praticamente usufruire delle più svariate competenze: da un assistente virtuale a un editor, da un ingegnere informatico ad un social media manager. Risultato ne è stato il conseguente sviluppo di siti web che mettono a disposizione la propria piattaforma per far incontrare le esigenze di ognuno di noi con operatori di ogni genere e da ogni parte del mondo. Vedi ad esempio upwork.com (prima elance) diventato la “mecca” dei freelance e di coloro che cercano le competenze migliori ad una frazione del costo di assunzione, oppure fiverr.com dove milioni di freelance offrono un gig (una prestazione di lavoro) a soli 5$.

Se da un lato tutto questo ha senza dubbio agevolato il nostro lavoro, dandoci la possibilità di avere un team senza le esigenze economiche di un tempo, dall’altro ha aumentato la complessità del controllo.

Questi progressi hanno oltretutto incentivato la divisione delle competenze: fotografi, editor, social media manager, web marketer e chi più ne ha più ne metta. Ognuna di queste figure ha specializzazioni e sotto-specializzazioni. Sapendo che non hanno margini di errore e che il fallimento non è un’opzione, queste professioni hanno sviluppato una via per lavorare insieme usando un sistema complesso di checklist scritte per ogni passo.

Le checklist diventano quindi determinanti, sia per la delega delle attività richieste, sia per l’interconnessione delle varie funzioni, sia per il loro controllo.

Per interconnessione (o interdipendenza) si intende la necessità di ultimare una fase prima di iniziarne un’altra. Esistono centinaia di app o software on line che semplificano queste operazioni. Queste ci permettono non solo di implementare le varie check lista ma anche di avere una visione grafica dell’andamento dei processi.


Le checklist e le situazioni straordinarie.

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Le checklist funzionano perfettamente per organizzare e supervisionare i compiti di routine, ma non funzionano durante momenti critici o intoppi. Esistono infatti situazioni dove l’ordinario viene “minato” da esigenze che si presentano per la prima volta o in maniera del tutto inaspettata. Cosa fare in quei casi ? Esistono, semplificando, due alternative: 

  • Centralizzare le responsabilità: in questo caso siamo noi stessi a dover fronteggiare il problema offrendo soluzioni a chi è incaricato di un determinato progetto.

  • Decentralizzare le responsabilità: la figura di riferimento per una determinata checklist sarà anche la responsabile di azioni “straordinarie” per fronteggiare le necessità inaspettate. Questo è il caso di una totale "delega per competenza". Si verifica principalmente nelle situazioni in cui ci rendiamo conto che la persona (o il team) in carica ha maggiori capacità e competenze per risolvere il problema.

In generale, le situazioni complesse ed incerte, quando né una singola persona, né un’agenzia centrale ha la possibilità di sapere tutto quello che c’è da sapere, richiedono meccanismi a due punte per garantire che nessuno manchi le "cose stupide ma critiche" e che le persone comincino a parlare tra loro sul modo in cui possano uscire dalla crisi. 

Proprio in virtù di quanto detto, uno dei punti determinanti nella giusta riuscita delle checklist non sta tanto nella sua super dettagliata stesura, ma nella comunicazione interconnessa tra i vari membri e le varie funzioni. Tutto deve essere estremamente chiaro.

Non succede, ma se succede ? Cosa devo fare, con chi devo comunicare ? Immaginiamo un problema legato ad una fase del nostro lavoro che influenza lo svolgimento della successiva. 


Checklist: un’operazione sinergica

La prima stesura della checklist è un momento topico. Seppur flessibili, in quanto modificabili con il passare del tempo e delle necessità, una prima realizzazione dettagliata risulta al quanto fondamentale. Per essere il più esaustivi possibile è sempre consigliato di non procedere in totale autonomia, ma svilupparla insieme a chi svolgerà direttamente le mansioni richieste. 

Se dovessimo, ad esempio, decidere di delegare delle attività di social media marketing, dovremmo redigere la checklist con l’addetto, in quanto più competente. Se questa fosse creata esclusivamente da noi, correremmo il rischio di trascurare passaggi al di fuori dalla nostra portata in quanto “ignoranti” in materia. Se, invece, lasciassimo totale autonomia nella scelta dell’operatività, il social media manager, rischierebbe di trascurare alcune nostre necessità che potrebbe non scorgere. 

Lo stesso autore, sempre attraverso esempi molto spesso legati al mondo dell’aereonautica, ci mette in guardia contro le cattive abitudini nella creazione delle checklist.

Quando queste risultano essere non pratiche ed applicabili, perché sviluppate da soggetti senza alcuna competenza specifica delle situazioni in cui devono essere impiegate, spesso risultano inefficaci e non realistiche.

Al contrario, le buone checklist sono precise, efficienti, vanno dritte al punti e sono facili da usare, anche nelle situazioni più complesse.

Le buone checklist si concentrano sugli “oggetti killer” – che sono i più pericolosi da trascurare e che  tendiamo a dimenticare più facilmente. I Boeing usano due tipi di checklist:

  • confermare: per verificare che il pilota presti attenzione a certe azioni critiche

  • pronto-per: per specificare i passaggi che il pilota deve compiere per specifiche azioni.


CONCLUSIONE

L’utilizzo delle checklist, seppur universalmente riconosciuto, spesso gode ancora di una cattiva interpretazione. Questo perché siamo soliti associarli a funzioni più semplici e di vita quotidiana, come la lista della spesa. L’esplosione tecnologica e l’aumento delle conoscenze che ne derivano, hanno spinto molti di noi ad utilizzare sistemi sempre più complessi trascurando il fatto che un semplice foglio e una penna possono dare la linea guida per un processo di sviluppo di tipo aziendale del nostro studio.

Non esiste una formula magica per la stesura corretta, questa deve essere certamente dettagliata ma anche costruita "ad hoc" per ognuno di noi. Può assumere molteplici forme e può dividersi in decine di sotto categorie, ma la logica base rimane invariata: fornire una guida delle attività da svolgere al fine di non trascurare elementi del processo.

Su photographersbooks.biz stiamo viaggiando nel mondo dei più grandi autori che ci illustrano le tecniche più complesse e utilizzate, nonostante questo la base su cui fondare l’efficienza operativa del nostro studio non può che essere una semplice check list.

Che questa sia sviluppata su una lavagna appesa di fronte il nostro tavolo da lavoro, o attraverso un app perfettamente strutturata poco importa. L’importante è che esista e sia chiara e flessibile.

Al momento della scrittura di questo testo, liberamente ispirato da The Checklist Manifesto, sto personalmente utilizzando due sistemi principali. Il primo è il sempre utile block notes dove ogni sera creo una check list delle operazioni del giorno successivo, l’altro è un app trello.com dove vado ad inserire le attività specifiche di ogni fase del mio lavoro, le deleghe e le competenze.


PARLIAMONE

Se vuoi discutere con me la stesura delle checklist fondamentali del tuo studio o hai dei dubbi, scrivimi pure. Ti contatterò prestissimo. 

Edoardo Morina